Wykonanie kompleksowych prac archiwizacyjnych w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty – Wola m. st. Warszawy, z siedzibą w Warszawie, ul. Rogalińska 2

2023-06-23 13:12

Wybrana oferta :

SYSTEM AD Łupij, Roguski Sp.j. 03-450 Warszawa ul. Ratuszowa 11

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty

Zapytanie ofertowe

(niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych)

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

Wykonanie kompleksowych prac archiwizacyjnych w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty – Wola m. st. Warszawy, z siedzibą w Warszawie, ul. Rogalińska 2

Termin realizacji zamówienia: 30 października 2023

Kryterium oferty:

cena 60%

Inne: Referencje potwierdzające rzetelność wykonywania usług archiwizacyjnych oraz udokumentowane minimum 5-cio letniego doświadczenia w wykonywaniu usług archiwizacyjnych dokumentów, udokumentowanie posiadania przez pracowników wykonujących prace archiwizacyjne dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu archiwizacji I stopnia, lub ukończenia studiów – kierunek archiwizacja dokumentów 40%

Inne istotne warunki zamówienia przyszłej umowy:

1. opracowanie dokumentacji Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty - Wola – ogółem 120 mb.
2. nadanie kwalifikacji dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych,
3. systematyzacja akt według komórek organizacyjnych oraz grup rzeczowych,
5. klasyfikacja dokumentów w układzie rzeczowym,
6. ułożenie chronologicznie dokumentów wg roku ich powstania,
7. oznaczenie segregatorów i teczek etykietami samoprzylepnymi z ich opisem i sygnaturą archiwalną,
8. opracowanie środków ewidencyjnych w formie bazy danych (rejestracja każdego segregatora, teczki w programie MS EXCEL),
9. wprowadzenie do bazy danych następujących informacji: liczba porządkowa, znak teczki, tytuł teczki, daty skrajne od – do, kategoria akt, miejsce przechowywania akt w składnicy akt – topografia,
10. wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania – dokumentacja wydziałów DBFO – Wola w tym dokumentacji księgowej - 2017 r. – 105 mb.,
11. zarchiwizowanie dokumentacji Wydziału Płac i Ubezpieczeń Społecznych – kart wynagrodzeń rocznikiem oraz imiennym wykazem pracowników,
12. fizyczne zniszczenie wybrakowanej dokumentacji po otrzymaniu zgody z Archiwum Państwowego oraz wystawienie certyfikatu zniszczenia,
13. ułożenie dokumentów we wskazanym pomieszczeniu archiwum,
14. wprowadzenie i weryfikacja topografii w archiwum zarchiwizowanych dokumentów.

Inne istotne warunki zamówienia przyszłej umowy:

Wykonawca usługi przyjmuje na siebie koszty związane z zakupem podstawowych materiałów biurowych, jak etykiety samoprzylepne służące do oklejania dokumentów, tekturowe teczki, koperty, klipsy archiwizacyjne na zaczepy.

Uwagi:

Wykonawca usługi zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu
1. wykonane prace archiwizacyjne na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego,
2. opracowane środki ewidencyjne dokumentacji w formie elektronicznej (płyta CD)
3. dołączyć do oferty cenowej referencje potwierdzające rzetelność wykonywania usług archiwizacyjnych, udokumentowane minimum 5-cio letnie doświadczenie w wykonywaniu usług archiwizacyjnych dokumentów, udokumentowanie posiadania przez pracowników wykonujących prace archiwizacyjne posiadanie dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu archiwizacji I stopnia, lub ukończenia studiów – kierunek archiwizacja dokumentów

Ofertę prosimy przesłać pocztą na adres:

pocztą elektroniczną na adres mailowy: sekretariat@dbfo-wola.waw.pl

lub złożyć osobiście w siedzibie DBFO – Wola m. st. Warszawy

Załączniki :