Wykonanie kompleksowych prac archiwizacyjnych - nabór ofert zakończony

2018-07-26 08:58

Nabór ofert zakończony

Wybrana oferta:

SYSTEM AD Łupij, Roguski Sp.j.

03-450 Warszawa

Ul. Ratuszowa 11

Informacja o wyborze oferty

Ogłoszenie

Formularz ofertowy

Zapytanie ofertowe

(niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych)

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia: Wykonanie kompleksowych prac archiwizacyjnych w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty – Wola m. st. Warszawy, z siedzibą w Warszawie, ul. Rogalińska 2

Termin realizacji zamówienia: do dnia 28 września 2018 r.

Kryterium oferty

 -   Cena: 60 %

 -   Referencje potwierdzające rzetelność wykonywania usług archiwizacyjnych, udokumentowane minimum 5-cio letnie doświadczenie w wykonywaniu usług archiwizacyjnych dokumentów, udokumentowanie posiadania przez pracowników wykonujących prace archiwizacyjne posiadanie dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu archiwizacji I stopnia, lub ukończenia studiów – kierunek archiwizacja dokumentów – 40%

Zakres prac archiwizacyjnych przewidzianych do wykonania:

1. opracowanie dokumentacji: Wydziału Księgowości dokumentów znajdujących się w segregatorach, Wydziału Płac i Ubezpieczeń Społecznych, Wydziału Analiz i Planowania Budżetu, Zespołu Prawnego – ogółem 120 mb.
2. nadanie kwalifikacji dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych,
3. systematyzacja akt według komórek organizacyjnych oraz grup rzeczowych,
4. scalenie z wszystkich pomieszczeń archiwów dokumentacji płacowej i umieszczenie ich w pomieszczeniu przeznaczonym na archiwum Wydziału Płac i Ubezpieczeń Społecznych.
5. klasyfikacja dokumentów w układzie rzeczowym,
6. ułożenie chronologicznie dokumentów wg roku ich powstania,
7. oznaczenie segregatorów etykietami samoprzylepnymi z ich opisem i sygnaturą archiwalną,
8. opracowanie środków ewidencyjnych w formie bazy danych ( rejestracja każdego segregatora w programie MS EXCEL,
9. wprowadzenie do bazy danych następujących informacji: liczba porządkowa, znak teczki, tytuł teczki, daty skrajne od – do, kategoria akt, miejsce przechowywania akt                       w składnicy akt – topografia,
10. przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych w sposób umożliwiający bezproblemowe wprowadzenie ich do programu ARCHIWUM ISA firmy EMIKS,
11. wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania – dokumentacja wydziałów DBFO – Wola                   w tym dokumentacja Wydziału Księgowości - 2012 r. – 100 mb.
12. wyłączenie z dokumentacji Wydziału Księgowości 2012 r. przeznaczonej do wybrakowania wyciągów bankowych zawierających płatności ZUS oraz Urzędu Skarbowego i ich zarchiwizowanie,
13. zarchiwizowanie dokumentacji Wydziału Płac i Ubezpieczeń Społecznych – kart wynagrodzeń rocznikiem oraz imiennym wykazem pracowników,
14. fizyczne zniszczenie wybrakowanej dokumentacji po otrzymaniu zgody z Archiwum Państwowego oraz wystawienie certyfikatu zniszczenia,
15. ułożenie dokumentów we wskazanym pomieszczeniu archiwum,
16. wprowadzenie w archiwum topografii zarchiwizowanych dokumentów.

Inne istotne warunki zamówienia przyszłej umowy:

1. Wykonawca usługi przyjmuje na siebie koszty związane z zakupem podstawowych materiałów biurowych, jak etykiety samoprzylepne służące do oklejania dokumentów, tekturowe teczki wiązane A4, koperty, klipsy archiwizacyjne na zaczepy.

Uwagi:

Wykonawca usługi zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu

1. wykonane prace archiwizacyjne na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego,
2. opracowane środki ewidencyjne dokumentacji w formie elektronicznej ( płyta CD)
3. dołączyć do oferty cenowej referencje potwierdzające rzetelność wykonywania usług archiwizacyjnych, udokumentowane minimum 5-cio letnie doświadczenie w wykonywaniu usług archiwizacyjnych dokumentów, udokumentowanie posiadania przez pracowników wykonujących prace archiwizacyjne posiadanie dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu archiwizacji I stopnia, lub ukończenia studiów – kierunek archiwizacja dokumentów

Ofertę prosimy przesłać w terminie do dnia 8 sierpnia 2018 r. pocztą na adres:

Dzielnicowe Biuro Finansów Oświaty Wola m. st. Warszawy, ul. Rogalińska 2,
01-206 Warszawa

Faksem na numer: 22 535 61 24 lub pocztą elektroniczną na adres mailowy:

sekretariat@dbfo-wola.waw.pl  lub złożyć osobiście w siedzibie DBFO – Wola m. st. Warszawy do godz. 15⁰⁰ dnia 8 sierpnia 2018 r.

wróć